2 December 2024 Effective communication: the secrets to make yourself understood
Effective communication: what to do to make yourself understood
Talvolta è difficile avere una comunicazione efficace ma farsi capire rimane pur sempre una responsabilità individuale.
Farsi capire può risultare difficile perché la comunicazione è un processo articolato che coinvolge più livelli:
- verbal level, legato alle parole utilizzate e al significato ad esse attribuito che può essere influenzato dal contesto in cui avviene la comunicazione (fisico, sociale, culturale);
- non-verbal level, che riguarda il linguaggio del corpo, il tono della voce, l’espressione del volto e la distanza spaziale, che trasmettono spesso più informazioni di quelle contenute nelle parole. E se c’è una discrepanza tra il messaggio verbale e quello non verbale, si può creare incomprensione e confusione, con una difficoltà aggiuntiva;
- emotional level, con influenza di emozioni e stati d’animo sulla trasmissione dei messaggi. E dunque, se ad esempio siamo arrabbiati, tristi o ansiosi, potremmo interpretare le parole che ci raggiungono in modo distorto e non aderente alle reali intenzioni di chi parla.
Un buon punto di partenza per comunicare e farsi capire dunque è ascoltare attentamente quello che accade durante la comunicazione, al di là delle parole.
Questo significa concentrarsi su ciò che l’altra persona sta dicendo, senza interrompere e cercando di comprendere anche il modo in cui sta esprimendo il suo punto di vista.
Se si abbassa il livello di ascolto della persona con cui si sta parlando il rischio di essere fraintesi è piuttosto elevato.
So what to do?
Si può cominciare imparando oltre che ad ascoltare attentamente, anche a distinguere i fattori che influenzano la comunicazione.
Filters, interpretations, generalisations against effective communication
Ognuno di noi ha un proprio filtro percettivo, influenzato da esperienze passate, cultura, valori, personalità e stato emotivo. Questo significa che interpretiamo le stesse parole e gli stessi gesti in modo diverso.
Tendiamo a interpretare le informazioni in base alle nostre convinzioni preesistenti. Questo può portare a fraintendimenti e a difficoltà nel comprendere punti di vista diversi dal nostro.
Per non parlare di quando tendiamo a pensare a ciò che vogliamo dire o a formulare la risposta mentre l’altra persona parla.
Vi sono poi volte in cui non siamo abbastanza chiari nell’esprimere i nostri pensieri e sentimenti; in questi casi utilizziamo termini vaghi, facciamo generalizzazioni o non forniamo abbastanza dettagli, immaginando che l’altra persona possa capire istantaneamente cosa abbiamo in mente.
Contrary to this, communicating effectively means being clear, direct, and respectful;
in a word: assertive.
Communicating effectively: the key principles of assertiveness
Per comunicare efficacemente ed essere sicuri di farsi capire è necessario imparare ad essere assertivi.
Assertive communication means communicating one's ideas, opinions and feelings in modo chiaro, diretto e rispettoso. Comunicare in modo assertivo è più facile se si conoscono e si seguono alcuni principi chiave come quelli che seguono:
1. Use clear and direct language
It means avoiding using vague or ambiguous phrases and expressing one's ideas concisely.
2. Speak in the first person.
Talk about how you feel and what you think usando affermazioni in prima persona. Ad esempio, invece di dire “You should not have done this …”, si potrebbe dire “Mi sono sentita ferita quando hai fatto questo …“
3. Focus on the present.
Evitare di parlare del passato o di fare ipotesi sul futuro. Concentrarsi su ciò che sta accadendo nel momento presente.
4. Be specific.
Più si è specifici, meglio l’altra persona capirà il nostro punto di vista. Ad esempio, invece di dire “I don't like what you did“, si potrebbe dire “Non mi piace che tu abbia parlato di me alle mie spalle”
5. Maintain a calm and confident tone of voice.
Avoid shouting or aggressive speech and maintain a controlled and firm tone of voice, even if you feel angry or frustrated.
6. Be willing to compromise.
Non è sempre possibile ottenere tutto ciò che si vuole; è importante essere disposti a cercare una soluzione che possa funzionare per entrambi.
7. Rispettare l’altra persona, anche se non si è d’accordo.
Anche se non si è d’accordo con l’altra persona, è importante trattarla con rispetto, evitando di insultare o di esprimere attacchi personali.
8. Focus on the behaviour, not the person.
Quando si esprime una critica, è possibile concentrarsi sul comportamento specifico che non ci è piaciuto o che ci ha ferito piuttosto che sulla persona in sé. Ad esempio, invece di dire “You were arrogant“, si potrebbe dire “I was hurt that you spoke arrogantly.”
Essere assertivi non è una mera questione di stile ma la possibilità di far capire all’altra persona ciò che ci sta veramente a cuore.
Why communicate effectively in work situations
Ci sono molte situazioni che si possono presentare nell’ambito lavorativo in cui la comunicazione assertiva è di estrema importanza. Eccone alcune:
- In negotiations: to defend one's interests and find mutually beneficial solutions.
- In meetings: to express one's opinions and assert one's points of view.
- In conflict management: to resolve differences constructively and maintain a positive working climate.
- Nella delega: per assegnare compiti in modo chiaro e ottenere risultati di qualità.
- In asking for feedback: to improve individual performance and grow professionally.
Comunicare in modo assertivo è un’abilità che può si può imparare e allenare per migliorare le relazioni di lavoro, e trasmettere in modo chiaro e diretto i propri pensieri, sentimenti e bisogni.
With effective communication, people clearly understand what we expect from them, and we better learn what they want from us.
Conclusion: communicating effectively is important
Essere in grado di trasmettere con chiarezza il proprio pensiero permette di evitare incomprensioni, di risolvere conflitti ed essere compresi, ottenendo l’ascolto dalle altre persone.
Per questi motivi è utile utilizzare una comunicazione assertiva sia nella vita privata che nel lavoro e si può imparare a farlo conoscendo i fattori che influenzano la comunicazione ed i principi chiave della comunicazione assertiva.
Per essere efficaci nel comunicare è necessario andare oltre il semplice modo di parlare: è una situazione più profonda, che riguarda sia ciò che si dice che il modo in cui si dice qualcosa.
Ti ringrazio per aver letto l’articolo.
What are your main communication challenges?
Non esitare a contattarmi per lavorare insieme alla tua comunicazione perché sia efficace.
Ti potrà interessare leggere anche:
From ghosting to constructive feedback: how to change communication mode